Cómo organizar tu mejor evento virtual y las 3 mejores formas de promocionarlo

Si eres un comercializador B2B, probablemente seas un gran fan de los eventos en persona. Según el informe del Instituto de Marketing de Contenidos de 2020, el 73% de los profesionales del marketing B2B dijeron que los eventos en persona son su principal táctica de marketing B2B.

Pero, ¿Qué ocurre cuando no se pueden celebrar eventos en persona? ¿Significa eso que sus mejores tácticas de marketing deben quedar en suspenso?, no necesariamente.

Con Internet, es posible trasladar tu evento presencial a un formato no presencial. Te vamos a enseñar cómo organizar un evento virtual y cuales son las mejoras formas de promocionar el mismo on line. ¿Quién sabe? Puede que nunca más vuelvas a organizar un evento en persona.

A la gente le encanta asistir a eventos presenciales porque les da una gran oportunidad de establecer contactos y conseguir clientes potenciales.

Pero, ¿cómo se puede hacer eso con un evento on line? Cuando no puedes estar cara a cara con la gente, ¿no es más difícil conectar?, para ser sinceros, puede serlo. Sin embargo, hay cosas que puedes hacer para que sea más fácil.

En esta sección, vamos a explicarte lo que puedes hacer para reunir a la gente y crear un evento en línea sólido que satisfaga las necesidades de los asistentes, los presentadores y los vendedores.

1.Elegir la plataforma adecuada para tu evento virtual

Una gran experiencia de evento virtual comienza con la tecnología adecuada. Aunque hay muchas opciones para organizar tu evento on line, se dividen en dos categorías: Bricolaje o todo en uno:

-Plataformas de conferencias DIY

Con una plataforma DIY, puedes aprovechar las herramientas gratuitas para la transmisión en directo, los seminarios web, las videoconferencias y otras comunicaciones. Esto tiene el potencial de ahorrarte mucho dinero. Además, puedes reunir los recursos en función de tus necesidades.

Por otro lado, crear una plataforma de eventos on line puede llevar mucho trabajo. Es posible que el tiempo que se invierte en configurar todo supere en costes frente al ROI.

-Plataformas de conferencias «todo en uno”

Una plataforma de conferencias virtuales «todo en uno» como Hopin o vFAIRS puede ser una gran opción para tu evento en línea. Son bastante sorprendentes y pueden gestionar todo lo que necesitas: sesiones de trabajo, seminarios web en directo, creación de redes, etc. en un solo lugar.

Pero, ¿Cuánto va a costar? Posiblemente más de 700 dólares al mes. Sin embargo, si estás organizando un evento complejo, probablemente merezca la pena.

2.Cómo llevar tu evento presencial a Internet

Una vez que tengas clara tu plataforma, es el momento de pensar en el evento en sí.

¿Qué deberías incluir en tu evento on line?

Eso depende realmente de lo que quieran tus clientes, los asistentes.

Afortunadamente, llevar tu evento presencial a Internet puede ayudarte a añadir aún más valor a tu evento del que ya de por si tiene.

En esta sección, vamos a centrarnos en todos los aspectos de tu evento, desde la promoción hasta el registro y el mantenimiento de la participación de los asistentes. La información de esta sección te ayudará a comprender mejor las necesidades que debe satisfacer tu evento on line.

-Promociona tu evento

Si vas a pasar de un evento presencial a un evento on line, lo primero que tienes que hacer es informar a la gente de tu decisión. Además, tendrás que responder a las preocupaciones sobre el valor de un evento virtual.

Te recomendamos que anuncies tu intención de convertir tu evento a un formato on line lo antes posible, para que los asistentes y los proveedores puedan hacer cambios en sus planes de viaje y alojamiento.

-En tu comunicación sobre el cambio, deberás:

-Explicar por qué se va a pasar de un evento presencial a un evento en línea.

– Dejar claro que el evento se va a celebrar en línea y que no se cancela.

– Informar de los cambios de fecha y hora.

– Asegurar a los asistentes y proveedores que el evento virtual sigue siendo valioso para ellos.

Hay varias maneras de compartir esta información. Obviamente, querrás utilizar las plataformas que mejor funcionan para tus clientes y socios. Algunas opciones a tener en cuenta:

– Comunicado de prensa.

– Correos electrónicos.

– Publicar en RR.SS.

– Notificaciones en tu sitio web.

Te recomendamos que pidas a los participantes y socios de tu evento que compartan la información también con sus redes.

-Utiliza la inscripción en línea.

A continuación, tendrás que encontrar una manera de conseguir que la gente se inscriba en tu evento on line:

Una de las formas más sencillas de hacerlo es crear una página de aterrizaje para el evento que incluya la fecha y la hora, un programa de ponentes, seminarios web y sesiones paralelas, una lista de patrocinadores, proveedores y expositores, y cualquier otra cosa que consideres importante para tu público.

Dependiendo del tipo de evento, es posible que también tengas que incluir un formulario de inscripción.

Si utilizas una plataforma de conferencias «todo en uno», es probable que incluya las herramientas necesarias para hacerlo fácilmente. Si no es así, puedes utilizar algo tan sencillo como un formulario de Google o un creador de formularios como WPForms o Gravity Forms.

-Confirmar los ponentes

Todas las personas que planeaste que hablaran en tu evento presencial pueden seguir hablando en tu evento on line. De hecho, incluso pueden hacerlo desde la comodidad de sus hogares.

Todo lo que necesitan es Internet y un ordenador. Incluso un teléfono inteligente con capacidad de vídeo podría funcionar.

Ponte en contacto con tus presentadores y hazles saber cómo va a funcionar tu evento virtual. Si utilizas una plataforma específica con la que no están familiarizados, es posible que tengas que darles instrucciones paso a paso sobre lo que tienen que hacer cuando les toque presentar.

Obtén toda la información que puedas de cada ponente sobre el tipo de presentación que iba a realizar para poder planificar en consecuencia.

Por ejemplo, si un presentador tiene previsto incluir preguntas y respuestas en directo en su presentación, tendrás que asegurarte de que la plataforma que utilizas puede adaptarse a ello.

El objetivo es que el formato sea lo más parecido posible al evento presencial.

Tu evento virtual puede incluir:

– Vídeos pregrabados y seminarios web que permitan a los asistentes acceder al contenido del evento a la carta. Incluso podría dirigirse a los presentadores que no pudieron asistir a un evento en directo y ver si estarían dispuestos a grabar algo en su lugar.

– Contenido animado.

– Contenido transmitido en directo que aprovecha el poder del marketing del «miedo a perderse algo».

– Paneles y foros

¿Necesitas ayuda para crear el contenido que quieren tus asistentes? En Feel Marketing ofrecemos servicios de marketing de contenidos que te ayudan a generar clientes potenciales y conseguir conversiones.

-Montar un salón de exposiciones/proveedores virtuales

Una de las mayores preocupaciones a la hora de trasladar un evento presencial a Internet es cómo gestionar su sala de proveedores. A todo el mundo le gusta un buen pabellón de proveedores.

Pero, ¿Cómo puedes recrear esa sensación on line?

Empieza por informar a cada proveedor de que puede seguir participando en tu evento de forma virtual y que tendrá acceso a su propio espacio (esto es mucho más fácil con una plataforma de conferencias todo en uno).

Puedes permitirles elegir el diseño de su stand con su logotipo, cargar documentos, vídeos y presentaciones, y gestionar sus propios usuarios.

También deberías añadir los logotipos de los proveedores/patrocinadores a tus materiales de marketing y animar a los proveedores a realizar sus propias presentaciones. Así tendrán más posibilidades de atraer a los visitantes virtuales.

La incorporación de una herramienta de comercio electrónico también permitirá a los vendedores realizar las ventas que se perderían sin una audiencia presencial.

Si tienes capacidad, puedes incluso ofrecer la coordinación de las bolsas de regalos del evento y enviarlas a los asistentes. Estas bolsas incluirían el mismo material de marketing que tus proveedores tenían previsto llevar al evento presencial como obsequios.

Si optas por esta opción, te recomendamos que limites las bolsas de regalo a un número determinado de asistentes para mantener la inversión de tiempo y los costes de envío bajos.

-Mantén el interés de los asistentes

Hay que admitir que es más difícil mantener a los asistentes comprometidos con un evento virtual, ya que no están aislados de las distracciones. Sin embargo, hay cosas que puedes hacer para evitar que se desconecten.

Como mínimo, querrás ofrecer a los asistentes una forma de interactuar entre ellos. Esto puede ser tan sencillo como utilizar Slack u otra interfaz de chat que funcione con tu plataforma de conferencias.

Si ofreces espacios para que los asistentes hagan preguntas sobre las presentaciones, necesitarás contar con moderadores que dirijan las conversaciones, se encarguen de las cuestiones técnicas y respondan a las preguntas. También es una buena idea ofrecer a los asistentes un lugar para mezclarse.

-Haz una prueba

Una vez que todo esté listo y en funcionamiento, es absolutamente necesario probarlo. Es mucho menos estresante solucionar los problemas durante un ensayo que el día del evento, cuando miles de personas te están esperando.

3.Formas increíbles de promocionar tu evento on line

¿Por qué va la gente a los eventos y conferencias? Principalmente, la gente va a los eventos para establecer contactos y aprender más sobre lo que ocurre en su sector.

Y pueden hacerlo on line como en persona.

Pero, ¿Cómo generar interés en su evento en línea y mantenerlo para lograr una gran participación?, hay que promocionarlo.

Aquí están las tres mejores maneras de promover tu evento on line.

1. Crea una página web del evento

En lugar de una sola página de aterrizaje, ¿por qué no crear un sitio web completo dedicado a tu evento? Tener un sitio web entero dedicado a tu evento hace que sea mucho más fácil para ti y para los asistentes hacer un seguimiento de lo que está sucediendo con la planificación del evento. Y, en el caso de los eventos virtuales, te ofrece un único lugar para que la gente llegue donde tiene que estar durante el evento.

Las opciones del menú deben ofrecer acceso a conferencias, talleres, reuniones, un calendario de eventos e información sobre los lugares de celebración.

Al hacer clic en Talleres en el menú, se debe acceder a una página con información sobre todos los talleres que puedes encontrar en el evento: Tener un sitio web de eventos es mucho más eficaz que tratar de encajar toda la información del evento en una sola página de tu sitio web.

2. Utiliza campañas de e-mailing

Las campañas de e-mailing son una gran estrategia de marketing. Además, es bastante barato.

Te recomendamos que utilices el marketing por correo electrónico para compartir información importante con los asistentes a tu evento, los proveedores, los participantes y los patrocinadores.

Puedes configurar la automatización del marketing por correo electrónico para llegar a los asistentes en función de ciertos factores desencadenantes, como el registro en el evento o la inscripción en una presentación. Pero también puedes usar las campañas de e-mailing para vender entradas a tu evento en primer lugar.

Envía una campaña de goteo a los asistentes potenciales, instándoles a registrarse en tu evento.-Emails de invitación

-Correos electrónicos de bienvenida

Utiliza una serie de correos electrónicos de bienvenida para agradecer a los asistentes que se hayan inscrito y proporciónales detalles sobre el evento, así como los siguientes pasos, como la inscripción en talleres y presentaciones específicas.

-Correos electrónicos de recordatorio

Tu serie de correos electrónicos de recordatorio continuará donde lo dejó tu serie de correos electrónicos de bienvenida. En estos correos electrónicos, te asegurarás de que los asistentes tengan toda la información que necesitan y mantendrán tu evento en primer plano.

-Correos electrónicos de seguimiento

Estos correos electrónicos se enviarán después del evento, agradeciendo a los asistentes su asistencia y solicitando su opinión. Este es un buen lugar para incluir las grabaciones de los talleres, las invitaciones a otras cosas que tengas en marcha y cualquier contenido adicional que se haya prometido.

3. Comparte en las redes sociales

Las redes sociales son una de las mejores maneras de promocionar tu evento on line de forma gratuita. Hay montones de plataformas de redes sociales diferentes, cada una con su propio tipo de audiencia, así que querrás compartir tu evento en las plataformas que sean populares entre la gente que quieres atraer.

También puedes organizar concursos y sorteos en las redes sociales para dar a conocer tu evento y generar interés.

Los eventos presenciales no van a desaparecer. A la gente le encanta la experiencia de estar cara a cara y establecer contactos con líderes del sector y colegas.

Sin embargo, los eventos no tienen por qué desaparecer si no puedes celebrarlos en persona.

Los eventos virtuales son una gran alternativa a la cancelación total de tu evento. Y, con los consejos de este artículo, estarás mejor equipado para trasladar tu evento a Internet de forma rápida y sencilla. ¿Necesitas que te ayudemos desde Feel Marketing?